Fungsi Administrasi Perkantoran

Fungsi Administrasi Perkantoran 

Administrasi perkantoran umumnya berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiata yang bersifat operasional dilaksanakan oleh kelompok pelaksana. 

Banyak penulis yang kerap mempergunakan fungsi manajemen sebagai fungsi administrasi perkantoran (Mills, 2001:4). Adapun fungsi-fungsi tersebut adalah  sebagai berikut : 

1. Planning (Perencanaan) 
   Perencanaan berarti penentuan sasaran sebagai pedoman kinerja organisasi di masa depan dan penetapan tugas-tugas serta alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran organisasi. (Daft, 2006:8) 
2. Organizing (Pengorganisasian) 
   Pengorganisasian melibatkan penetapan tugas, pengelompokan tugas-tugas kedalam departemen dan alokasi bermacam-macam sumber daya ke dalam berbagai departemen. (Daft, 2006:9)
3. Leading (Kepemimpinan) 
   Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan  pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. (Daft, 2006:10) 
4. Controlling (Pengendalian) 
   Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktivitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan. (Daft, 2006 :11) 

Lain halnya dengan Quible dalam Sukoco (2006 : 4), yang menulis ada 5 jenis office support functions dalam administrasi perkantoran, fungsi tersebut yaitu : 

1.  Fungsi Rutin 
   Yakni fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan, pengggandaan dan lainnya. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan sehari-hari. 
2. Fungsi teknis 
   Yakni fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan sofware. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf admnistrasi yang tergabung dalam departemen Teknologi Informasi (TI) suatu organisasi. 
3. Fungsi Analisis 
   Yakni fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasan. 
4. Fungsi Interpersonal 
   Yakni fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisais sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi. 
5. Fungsi Manajerial 
   Yakni fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian , pengukuran dan pemotivasian seperti pembuatan anggaran, staffing dan mengevaluasi karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi dalam suatu organisasi.