Jenis jenis arsip beserta contoh dan kasusnya

Jenis jenis arsip beserta contoh dan kasusnya

1) ARSIP DINAMIS 

Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaa,pelaksanaan dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

Contoh arsip dinamis :

-         Surat Kerjasama Perusahaan

Studi Kasus Arsip Dinamis :

Surat kerjasama pekerjaan dapat digunakan secara langsung untuk sebuah perjanjian antar perusahaan,yang perlu ditandangani berdasarkan kesepakatan tertentu yang dapat disimpan/diarsipkan demi kelangsungan perusahaan tersebut dalama administrasi perkantoran.

2) ARSIP STATIS

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan,pelaksanaan dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari hari.

Contoh Arsip Statis :

-        Surat Lamaran Pekerjaan

Studi Kasus Arsip Statis :

Sebuah surat lamaran kerja yang hanya dipakai pada saat seseorang melamar ke sebuah perusahaan,karena setelah orang tersebut diterima di perusahaan tersebut maka surat lamaran tersebut tidak dapat digunakan lagi dan hanya dipakai sebagai arsip di perusahaan tersebut.

3) ARSIP AKTIF 

Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dikantor/ arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam pelaksanaan administrasi sehari hari serta masih dikelola oleh unit pengelola.

Contoh arsip Aktif

-          Daftar hadir atau absen karyawan

Studi kasus

Pada sebuah perusahaan mungkin daftar hadir sangat berpengaruh besar karena dengan sebuah data dari daftar hadir tersebut dapat memberikan informasi tentang kehadiran seorang karyawan.

4) ARSIP INAKTIF
Arsip Inaktif yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari hari/arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus digunakan dalam penyelenggaraan administrasi segari hari serta dikelola oleh pusat arsip(frekuensinya rendah).

Contoh Arsip Inaktif

-          Rapot

Studi kasus :

Seseorang yang telah menempuh pendidikan di SD pasti mendapat hasil akhir laporan nilai selama sekolah yaitu rapot. Rapot disebut arsip inaktif karena hanya berfungsi pada waktu tertentu misalkan untuk mendaftar ke SMP/SMA atau universitas.

5)ARSIP VITAL 

       Arsip Vital adalah arsip yang keberadaanya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan opersional pencipta arsip , tidak dapat diperbaharui,dan tidak tergantikan apabila rusak dan hilang.

Contoh : Akte Pendirian Perusahaan

                  Buku induk Pegawai

                  Sertifikat Tanah dan Bangunan

                  Ijazah

Studi kasus :

Ijazah termasuk arsip vital karena merupakan persyaratan dasar kelangsungan pendidikan seseorang dan bersifat abadi/tidak dapat digantikan.

6)ARSIP TERJAGA

      Arsip terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.

Contoh : Bendera Pusaka Indonesia dan barang bersejarah lainnya

Studi kasus :

Bendera Merah Putih Negara Indonesia (Bendera Pusaka) menjadi salah satu arsip dan bukti perjuangan bangsa Indonesia pada masa kemerdekaan yang patut dijaga keutuhannya, keamanan dan keselamatanya. Maka dari itu, bendera pusaka di simpan dan diabadikan di salah satu museum di Jakarta.

7)ARSIP UMUM

      Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Demikian lengkapnya UU No 43 tahun 2009 ini mengakomodir tentang pengertian arsip dan kearsipan. Pengertian lainnya arsip umum adalah arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya (Arsip Sentral)

Contoh : KTP

Studi Kasus :

KTP termasuk ke dalam arsip umum karena keberadaannya dapat diketahui semua pihak dan dapat digunakan untuk membuat SIM, Lamaran Pekerjaan, dll.

8)ARSIP BERNILAI TINGGI

      Arsip bernilai tinggi adalah arsip yang sangat penting dalam sebuah kegiatan perkantoran atau individu dan jika diperjualbelikan harganya akan sangat mahal.

Contoh : surat tanah/Sertifikat tanah

Studi Kasus :

Setiap tanah pasti memilki sertifikat, dan apabila dijadikan jaminan dalam sebuah perjanjian atau diperjualbelikan akan menghasilkan keuntungan yang sangat banyak.