Jenis-Jenis Arsip

cardeks

Berikut akan dijabarkan berbagai jenis arsip, baik berdasarkan bentuk fisi, berdasarkan masalah, kepemilikan, berdasarkan sifat, dan berdasarkan fungsinya. 

1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

• arsip berbentuk lembaran. contoh: surat, kuitansi, faktur, dll
• arsip tidak berbentuk lembaran. contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll (Baca Arsip Elektonik)

2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya

• Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya, kuitansi, giro, cek.
• Inventory record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga.
• Personal record,  arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.
• Sales Record, arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: daftar agen distributor, daftar penjualan barang.
• Production record,  arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan. dll.

3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya

1. Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).
2. Instansi Pemerintah/swasta. meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit.

4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya

• Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan.
• Arsip biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, Contoh: surat lamaran kerja.
• Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang, contoh: surat perjanjian.
• Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi.
• Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai.

5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya

• arsip dinamis, diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.
• arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.