Tugas Wewenang dan Tanggung Jawab Petugas Arsip
TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB PETUGAS PADA UNIT KEARSIPAN
1) Penerima adalah unit/staf yang bertugas menerima naskah dinas/surat yang disampaikan baik oleh pengantar pos atau Telkom ataupun perorangan.
2) Pencatat surat adalah unit/staf yang bertugas melakukan pencatatan naskah dinas masuk/surat masuk dan naskah dinas keluar/surat keluar.
3) Pengendali adalah unit/staf yang bertugas melakukan pengendalian naskah dinas masuk/surat masuk dan naskah dinas keluar/surat keluar.
TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB PETUGAS ARSIP PADA PENGURUSAN NASKAH DINAS MASUK
Pengurusan Naskah Dinas Masuk
1. Penerima mempunyai tugas:
a. Menerima naskah dinas yang disampaikan baik oleh pengantar, pos, Telkom, maupun oleh caraka atau perorangan.
b. Meneliti kebenaran alamat naskah dinas tersebut.
c. Membubuhkan paraf pada bukti penrimaan.
d. Mensortir naskah dinas.
e. Membuka sampul dan mengeluarkan naskah dinas dari sampul.
f. Dalam hal alamat pengirim tidak tercantum dalam naskah dinas, sampul diikutsertakan bersama naskah dinasnya.
g. Meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas.
h. Menyampaikan naskah dinas kepada pengarah.
i. Menyampaikan naskah dinas tertutup kepada pengarah.
2. Pencatat mempunyai tugas :
a. Mencantumkan nomor urut pada naskah dinas
b. Mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali
c. Mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam lembar pengantar
d. Menyampaikan naskah dinas penting beserta 3 lembar kartu kendali pada pengendali
e. Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta dua rangkap lembar pengantar kepada pengendali.
3. Pengarah mempunyai tugas:
a. Membaca naskah dinas dan menentukan naskah dinas penting atau naskah dinas biasa
b. Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas penting
c. Menyampaikan naskah dinas penting atau biasa kepada pencatat.
4. Pengendali mempunyai tugas :
a. Menerima naskah dinas penting beserta 3 lembar kartu kendali dan naskah dinas biasa serta naskah dinas tertutup beserta 2 lembar pengantar dari pencatat.
b. Meneliti kebenaran kode dan pengisian kartu kendali serta meneliti kelengkapan lampiran.
c. Menyampaikan naskah dinas penting beserta kartu kendali warna merah kepada kepada tata usaha pengelola.
d. Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta 2 lembar pengantar kepada tata usaha pengolah.
e. Menyusun kartu kendali lembar satu berwarna putih dalam kotak kendali berdasarkan urutan nomor kode.
f. Menyusun kartu kendali lembar kedua berwarna putih.
5. Unit Pengolah
a. Menerimana naskah dinas dan kartu kendali lembar ketiga berwarna merah dari pengendali.
b. Membubuhkan paraf pada kartu kendali sebagai tanda bukti bahwa naskah dinas sudah diterima.
c. Mengembalikan kartu kendali lembar satu warna putih kepada pengendali.
d. Menyimpan kartu kendali lembar ketiga berwarna merah berdasarkan kode klasifikasi.
e. Menerima naskah dinas biasa beserta lembar pengantar dari pengendali.
f. Membubuhkan paraf pada lembar pengantar sebagai tanda bukti bahwa naskah dinas sudah diterima.
g. Mengembalikan lembar pengantar kepada pengendali.
TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB PETUGAS ARSIP PADA PENGURUSAN NASKAH DINAS KELUAR
Pengurusan/Pengelolaan Naskah Dinas Keluar
1. Pembuatan konsep surat atau draft, langkah-langkahnya:
a. Konsep dibuat oleh sekretaris atau Kepala Tata Usaha, bias dengan menggunakan blanko atau format lembar konsep.
b. Konsep surat harus bersifat formal (dinas), obyektif, ringkas dan jelas, sopan dan ramah bahasanya, seragam dalam bentuknya serta rapih dalam pengetikannya.
c. Konsep surat dimintakan persetujuan pimpinan dan dibubuhi paraf kalau sudah disetujui.
d. Diregistrasi untuk member kode atau nomor surat dari petugas verbalis.
2. Pengetikan
a. Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah memperoleh kode atau nomor surat lalu diserahkan kepada unit pengetikan atau penggandaan.
3. Penandatanganan
a. Surat yang sudah diketik kemudian disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang berwenang untuk ditandatangani.
4. Pencatatan
a. Surat jadi yang sudah ditandatangani, dicap dan disertai kelengkapan lainnya seperti lampiran, amplop yang selanjutnya menjadi surat dinas resmi.
b. Selanjutnya surat dinas resmi tersebut dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis.
c. Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, surat siap dikirim dengan mempergunakan buku ekspedisi intern melalui bagian urusan pengiriman (ekspedisi).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar