penggolongan kearsipan

Penggolongan Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya (bagian kedua)

Menciak

Pada bagian pertama telah dijelaskan mengenai nilai atau kegunaan arsip. Ada satu lagi nilai kegunaan arsip, yaitu nilai informasi. Berikut ini penjelasan lebih lanjut mengenai nilai arsip atau kegunaan arsip, yaitu:

1. Arsip dengan nilai informasi, yaitu arsip yang memiliki nilai bahan informasi atau pemberitahuan. Contoh arsip bernilai informasi misalnya pengumuman hari libur, pemberitahuan apel bendera, penerimaan pegawai baru, kartu/surat undangan.
2. Arsip bernilai kegunaan administrasi, adalah arsip yang dipergunakan dalam proses kegiatan organsasi dalam mencapai tujuannya; seperti arsip ketentuan atau kebijakan yang dikeluarkan pimpinan organisasi, prosedur atau metode kerja, program kerja, rencana induk pengembangan organisasi, petunjuk pelaksanaan tugas (juklak), uraian tugas pegawai, dan lain-lain.
3. Arsip dengan nilai kegunaan hukum, yang terbagi menjadi:

a. Arsip yang mengandung peraturan-peraturan dan ketentuan yang berlaku oleh dan untuk orang banyak, seperti:

• Peraturan-peraturan yang berkenaan dengan penuntutan perkara;
• Peraturan-peraturan yang mengatur perniagaanm jual beli dan lain-lain;
• Peraturan-peraturan dan ketentuan yang terkait dengan hak, kewajiban dan warga negara;
• Peraturan-peraturan dan ketentuan tentang hukuman;
• Peraturan-peraturan dan ketentuan mengenai susunan tugas dan lainnya yang bersifat kenegaraan;
• Segala hukum, peraturan dan ketentuan yang harus ditaati oleh semua warga negara

b. Arsip yang digunakan sebagai alat atau bahan pembuktian dalam suatu kejadian hukum, contohnya:

• Akte kelahiran
• Akte pendirian yayasan, organisasi, perusahaan
• surat wasiat
• Surat kontrak / perjanjian
• surat kuasa
• Kuitansi
• Berita acara, dan lain-lain

c. Segala keputusan (perimbangan) yang ditentukan oleh hakim dalam pengadilan.

4. Arsip dengan nilai kegunaan sejarah, yaitu
a. Arsip yang menggambarkan kejadian atau peristiwa di masa lampau, seperti: laporan tahunan, notulen/risalah rapat; sejarah berdirinya suatu perusahaan, buku peringatan, gambar atau foto terjadinya suatu peristiwa.
b. Arsip yang dapat mengingatkan kembali terjadinya suatu peristiwa, misalnya:

• Monumen atau bangunan tempat terjadinya suatu peristiwa
• Naskah proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia
• Naskah sumpah pemuda
• Surat Perintah Sebelas Maret (supersemar)

5. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan ilmiah, ialah arsip yang dipergunakan untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian. Misalnya:

• Hasil karya ilmiah para ahli/cendekia
• Laporan-laporan hasil penelitian ilmiah oleh para ahli

6. Arsip yang bernilai keuangan, yaitu arsip yang berhubungan dengan atau berisi tentang masalah keuangan, contohnya:

• Kuitansi pembayaran
• Bon penjualan
• Surat pertanggungjawaban (SPJ)
• Surat perintah membayar (SPM)
• Surat perintah menerima uang
• Laporan keuangan (neraca rugi, neraca laba)
• Anggaran pendapatan dan belanja perusahaan
• Berita acara penerimaan barang, dan lain-lain

7. Arsip yang memiliki nilai pendidikan, adalah:

• Arsip yang berguna dalam dunia pendidikan, seperti karya ilmiah, hasil penelitian ilmiah para ahli dan dibukukan sehingga dapat dipelajari orang lain.
• Arsip yang berisi tentang pendidikan, misalnya satuan pelajaran (SP), garis-garis besar program pengajaran (GBPP), program pengajaran, dan lain-lain.

8. Arsip yang mempunyai nilai dokumentasi, ialah arsip vital yang memiliki kegunaan sebagai alat pengingat untuk selamanya. Arsip-arsip di ANRI pada umumnya memiliki nilai dokumentasi.

Pada umumnya setiap arsip mengandung informasi, namun kadarnya berbeda-beda tergantung pada nilai informasinya. Dan suatu arsip dapat memiliki satu macam atau lebih nilai kegunaannya. (Wursanto, 23 – 37)